Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
De ce este important sa iti setezi un sistem de gestiune a furnizorilor? Sunt mai multe motive, cele mai importante fiind ca:
- in felul acesta iti asiguri plata facturilor intr-o maniera organizata;
- tii sub control cash-flow-ul entitatii pe partea de iesiri de numerar;
- eviti erori si dispute cu furnizorii asigurand plata sumei corecte, furnizorilor corecti si la perioada stabilita ca scadenta.
Iata cum poti sa iti setezi un astfel de sistem care sa te ajute in gestionarea relatiei cu furnizorii:
1. Alege un soft care sa iti permita sa introduci toate datele de care ai nevoie despre furnizori, sa aiba anumite facilitati in comunicarea cu acestia si care sa iti furnizeze informatiile dorite atunci cand ai nevoie de ele.
De asemenea este important sa te ajute in prevenirea erorilor de operare cum ar fi de exemplu duplicarea unor facturi.
Daca utilizezi Smart Bill ai urmatoarele avantaje:
- Nu poti introduce doua facturi cu aceeasi serie si numar– si asta te ajuta sa eviti inregistrarea duplicatelor.Aplicatia iti trimite un mesaj de avertizare:
- Te poti conecta oriunde ai acces la Internet fiind in cloud;
- Poti tine evidenta atat a bunurilor cat si a serviciilor achizitionate;
- Poti genera si lista receptiile in cazul achizitiilor de bunuri;
2. Seteaza furnizorii in sistem, prin introducerea corecta a datelor despre acestia- cod fiscal (cu RO sau fara RO), denumire, adresa, date de contact, etc.
Smart Bill te scuteste de introducerea tuturor acestor date publice ale entitatii. Trebuie sa introduci doar codul fiscal si va prelua automat toate informatiile legate de codul de la Registrul Comertului, adresa, daca este sau nu cu RO codul fiscal (aici se intalnesc frecvent erori din partea emitentilor – fiindca nu isi trec corect pe facturi codul fiscal). Va trebui sa introduci doar adresa de email de contact.
3. Asigura-te ca facturile primite sunt corecte, conform intelegerii contractuale. Stabileste un mod de a marca faptul ca aceste facturi sunt aprobate pentru plata.
Aici va trebui sa te implici putin in munca de verificare fiindca in practica pot exista multe portite pentru greseli: un furnizor iti factureaza gresit alte produse in locul celor cumparate, facturile sunt emise la un curs valutar gresit, sau cu un pret care difera de cel agreat, lipeste discountul de care poti beneficia, etc.
4. Introdu facturile aprobate in sistem, cu data scadenta pentru plata si suma de plata.
In Smart Bill poti introduce toate datele de pe facturile de achizitii, asa cum se poate observa mai jos:
5. Efectueaza plata la timp, pe baza rapoartelor de facturi scadente. Este bine sa verifici din timp daca ai suficienti bani in firma pentru plata facturilor la o anumita data ca sa eviti situatii neplacute si stresante financiar.
In fereastra de introducere a datelor prezentata mai sus ai campul Data scadentei, foarte important de completat pentru o buna evidenta a cash-flow-ului.
Apoi, poti sa consulti raportul Situatia platilor disponibil in meniul de Rapoarte->Incasari si plati.
Poti vedea apoi pe zile si pe furnizori facturile scadente:
In practica, marile companii isi seteaza de regula o data pe saptamana in care fac platile tuturor facturilor scadente pana la acea data. Acest raport te ajuta daca vrei sa procedezi la fel.
6. Asigura-te ca persoana care plateste facturile este diferita de persoana care le-a introdus in sistem, din motive care tin de dubla verificare si eliminarea potentialului risc de frauda din partea unui anumit angajat.
Pe tot parcursul acestui proces se pot introduce chei de control, adaptate specificului entitatii.
Cu cat firma este mai mare, cu atat aceste controale sunt mai necesare, corporatiile mari avand chiar persoane sau departamente intregi de control intern.
Asadar, un sistem de gestiune a furnizorilor este usor de stabilit daca ai doua elemente cheie: softul potrivit si atentie la introducerea datelor.
